バーチャルオフィスの費用は経費になる？｜勘定科目の例と、年払い・入会金・按分・インボイスの扱い

事業のために払うバーチャルオフィスの料金は、経費になります。法人は損金、個人事業は必要経費として、その年（事業年度）に債務が確定した分が、その年の経費です（法人税法第22条第3項第2号、国税庁 タックスアンサー No.2210）。

ただし、年払いのうちまだ使っていない月の分や、仕事と生活の両方にかかる費用は、払った額をそのまま払った年の経費にできるとは限りません。記帳のときは、何の支払いか、どの年の分か、生活の費用と分けられるか、インボイスがあるかの順に確かめます。

個人事業で、開業届にバーチャルオフィスの住所を書いていない場合の運営会社の説明は、バーチャルオフィスで開業届を出すときの書き方のよくある質問で紹介しています。

当サイトに載せている139社のうち、入会金や初回の手数料がかかるプランのある会社は88社、12か月分などを一括で前払いする料金のある会社は33社です。保証金や、送料・通話料にあてるデポジットを預ける会社もあります。

金額は税込で、料金と条件は2026年10月時点のものです。税別の額と、税の表記のない額は1.1倍しています。税の決まりも2026年10月時点の法令と国税庁の案内によります。

料金の内訳ごとに、何の支払いかで分ける

記帳では、科目の名前を選ぶ前に、何の支払いか（返ってこない料金か、返ってくるお金か、どの期間の分か）で分けます。表の科目は名前の例です。

保証金とデポジットを預けたときの扱いは、記事の終わりの記帳の前に確かめることの表に入れています。

利用料は、年払いか月払いかで、どの年の経費になるかが変わります（次の節）。宛名（屋号）の追加など、利用料に足すオプション（DMMバーチャルオフィスは1件月1,650円、バーチャルオフィス1は1つ月880円）も、利用料と同じ支払いにまとめるか、分けるかを決めておきます。

どの科目にしても、同じ支払いは毎年同じ科目で記帳しておくと、年ごとに比べやすくなります。帳簿の摘要には、相手の会社と、何の支払いか、どの期間の分か（例：「GMOオフィスサポート 月1転送プラン 2026年10月〜2027年9月分」）を書いておくと、年払いを年ごとに分けるときや、消費税の書類を見直すときに使えます。

年払い・半年払いは、いつの経費になるか

1年分をまとめて払うと、払った年（事業年度）の終わりには、まだ使っていない月の分が残ります。

法人では、まだ提供を受けていないサービスの分（前払費用）は、原則として、払ったときに資産に計上し、提供を受けたときに損金の額に入れるものとされています（国税庁 タックスアンサー No.5380）。個人事業でも、その年の12月31日にまだ提供を受けていないサービスの分は、その年の必要経費になりません（所得税基本通達37-30の2）。

ただし、支払った日から1年以内に提供を受けるサービスの分を払い、その額を毎年続けて、払った年（事業年度）の経費にしているときは、払ったときの経費にすることが認められています。短期前払費用と呼ばれる扱いで、法人は法人税基本通達2-2-14、個人は所得税基本通達37-30の2が根拠です。その年だけこの扱いにするのではなく、続けていることが条件です。

個人事業で、10月1日から1年使うプランの1年分を10月に払った場合を、原則どおり月数で分けると次のとおりです。

「その年の分」は1年分×3/12、「翌年の分」は1年分×9/12です（例：GMOオフィスサポートは19,800円×3/12＝4,950円）。ワンストップビジネスセンターの58,080円は、月5,280円の12か月分から1か月分を引いた額です。

払う月が年の終わりに近いほど、その年の分は小さくなります。12月1日から1年使うGMOオフィスサポートの月1転送（19,800円）を12月に払うと、原則では、その年の分は12月の1か月分1,650円（19,800円×1/12）で、残りの18,150円は翌年の分です。

法人は事業年度の終わりで同じように分けます。たとえば3月末が決算の法人が10月に1年分を払うと、その事業年度の分は10月〜3月の6か月分です。

半年払いも同じ考え方です。DMMバーチャルオフィスのベーシックの半年契約（一括前払い23,100円）を個人事業で10月に払い、10月から使うなら、その年の分は10〜12月の3か月分11,550円（23,100円×3/6）で、残りの11,550円は翌年の分です。

月払いでも、翌月分を前の月に払う会社では、年をまたぐ前払いが出ます。Karigoは、翌月分の利用料を前の月の5日までに払う決まりで、毎月5日に課金します。12月に払う1月分は、その年の12月31日にはまだ提供を受けていないサービスの分なので、上の前払いの決まりが当てはまります。

1年ごとに自動で更新する会社では、更新のたびに次の1年分を前払いします。表の5社は、どれも途中でやめても前払いした分を返さないとしています（NAWABARIは期間の途中では解約できない。各社の決まりはバーチャルオフィスの解約）。年払いと月払いの総額の違いはバーチャルオフィスの料金相場で比べています。

入会金・保証金・デポジットの扱い

最初に払うお金には、返ってこない入会金と、返ってくる保証金・デポジットがあります。年払いの利用料とは、当てはまる決まりが違います。

返ってこない入会金

入会金は、契約の最初に一度だけ払い、解約しても返ってきません。この記事で例に挙げた入会金（0円〜10,780円）は、繰延資産に当たる場合でも20万円未満なので、払った年（事業年度）に全額を経費にできます。法人は、その事業年度に損金経理をしたときに限ります（法人税法施行令第134条、所得税法施行令第139条の2）。

繰延資産は、支出の効果が支出の日から1年以上に及ぶ費用のうち政令で決めたもので、「役務の提供を受けるために支出する権利金その他の費用」もその一つです（法人税法第2条第24号・法人税法施行令第14条第1項第6号ハ、所得税法第2条第1項第20号・所得税法施行令第7条第1項第3号ハ）。条文は入会金を名指ししていないので、バーチャルオフィスの入会金がこれに当たるかは、この記事では言い切りません。

返ってくる保証金

保証金は、解約のときなどに返ってくるお金です。オフィスサークルN五反田は、バーチャルオフィスの預り保証金11,000円を退会のときに返し、Co-nnect京都は、法人登記のオプションの保証金55,000円を、住所の変更登記を確かめてから返します。

送料・通話料にあてるデポジット

デポジットは、郵便の送料や電話の通話料にあてるために前もって預けるお金で、使った分が差し引かれます。

預けた額と、差し引かれた送料・通話料の記録は、記帳のときに使うので残しておきます。

自宅と併用するときの按分

バーチャルオフィスは住所と郵便のサービスなので、仕事をする場所が自宅なら、自宅の家賃や水道光熱費のうち仕事の分をどう扱うかも考えることになります。

個人事業では、仕事と生活の両方にかかる費用（家事関連費）は原則として必要経費にならず、主な部分が業務の遂行上必要で、その部分を明らかに区分できるときに、その部分が経費になります（所得税法第45条、所得税法施行令第96条）。国税庁は、店舗併用住宅の家賃・水道光熱費などを例に挙げ、経費になるのは、取引の記録などに基づいて業務の遂行上直接必要だったことが明らかに区分できる金額に限られると説明しています（タックスアンサー No.2210）。

どう区分するかは、自分の仕事の仕方に合わせて決め、その根拠を記録に残します。この決まりは所得税（個人）の決まりです。

自宅・コワーキングの席・レンタルオフィスの個室・賃貸の事務所の費用の比べ方は、起業の事務所費用にまとめています。

消費税とインボイス

消費税の課税事業者が、バーチャルオフィスに払った料金の消費税を差し引く（仕入税額控除）には、決まった事項を書いた帳簿と、適格請求書（インボイス）などの保存が要ります（国税庁 タックスアンサー No.6498）。契約の前と後に確かめることと、登録していない相手に払った分の扱いです。

運営会社がインボイスの登録をしているか

運営会社が適格請求書発行事業者かは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で確かめられます。公表サイトでは、登録番号や名称などが公表されています。登録番号の形は、法人番号のある事業者なら「T＋法人番号」、それ以外は「T＋13桁の数字」です。

請求書や領収書に登録番号が書かれていれば、その番号を公表サイトで照らし合わせます。書かれていなければ、登録しているかを運営会社に問い合わせます。

受け取れる領収書・請求書と、その料金

領収書や請求書の出し方は、会社によって違います。発行に料金がかかる会社や、領収書を出さない会社もあります。

インボイスの記載事項はフリーランス・個人事業主のバーチャルオフィスの「名刺と請求書」で紹介しています。領収書を出さない会社や、発行に料金がかかる会社もあるので、受け取れる書類は契約の前に運営会社に問い合わせておきます。

登録していない相手に払った分（経過措置）

運営会社が登録していない（免税事業者など、インボイスを出せない）場合でも、経過措置で、仕入税額相当額の一定割合を控除できます。割合は時期で変わり、2026年10月1日から2028年9月30日までは70％です。

経過措置を使うときは、帳簿に経過措置の対象であることを書きます。国税庁の「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A」（問113）は、「80％控除対象」「免」などの書き方を例に挙げています（Q＆Aの例は80％の期間の書き方です）。

個人事業主と法人で違うところ

個人事業と法人では、経費の区切りと、自宅の費用の扱いが違います。

契約の名義と、料金を払うカードの名義も確かめます。アントレサロンとバーチャルオフィス1は、法人の契約でも個人名義のクレジットカードで払えるとしています。DMMバーチャルオフィスとレゾナンスは、カードの名義に指定はないとしていて、DMMバーチャルオフィスは、領収書の宛名を支払い時の契約者名だけにしています。

個人で始めてあとで会社をつくるときは、契約を個人から法人に切り替えるので、切り替えの前と後でどちらが払った分かが分かるように、請求書や領収書を分けて残します。切り替えの費用と手続きは、法人成りとバーチャルオフィスで会社ごとに比べています。

記帳の前に、税理士か税務署に確かめること

次のことは、この記事では答えを書いていません。確かめるときに使えるよう、表の右の書類を残しておきます。

よくある質問

勘定科目の名前についての質問に答えます。

バーチャルオフィスの料金を「地代家賃」にできますか？

uchicom share officeは、賃貸借契約を交わす不動産の賃貸ではないので、「地代家賃」ではなく「賃借料」「支払手数料」等で計上するよう勧めています。賃貸借契約書の代わりには、サービス利用許諾証明書を出しています。どの名前にするかより、何の支払いかが帳簿で分かるようにし、毎年同じ科目で記帳することを先に決めます。

まとめ

バーチャルオフィスの料金を経費にするときの要点です。

• 事業のために払う料金は経費になる。法人は損金、個人事業は必要経費で、その年（事業年度）に債務が確定した分がその年の経費
• 科目の名前より、何の支払いか（返ってこない利用料・入会金、返ってくる保証金・デポジット、送料・電話・会議室）で分け、毎年同じ科目で記帳する
• 年払いは、原則としてまだ使っていない月の分を翌年（翌事業年度）に回す。1年以内の分を毎年続けて払った年の経費にしているなら、払った年の経費にできる
• 例に挙げた入会金（0円〜10,780円）は、繰延資産に当たる場合でも20万円未満なので、払った年に経費にできる（法人は損金経理をしたとき）
• 自宅の家賃などは、業務に直接必要な部分を明らかに区分できる分だけが経費になる
• 仕入税額控除には帳簿とインボイスなどの保存が要り、領収書を出さない会社もある。登録していない相手への支払いは、2026年10月1日から2028年9月30日まで、仕入税額相当額の70％を控除できる